CONTRATOS, LICENCIAS, TICKETS Y OPORTUNIDADES

Ya te reuniste con todo tu personal en entrevistas, ahora pide a los responsables que te presenten informes concretos de:

• Vigencia de Contratos
• Vigencia de Licencias
• Reporte de los Proyectos
• Estado del Servicio
• Cartera de Aplicaciones
• Informe del Presupuesto
• Estado de la Infraestructura Informática
• Medidas de Seguridad de la Información
• Listado de Procedimientos
• Informe de Indicadores de Rendimiento

Si no existen responsables directos sobre estos procesos, o no existen estos informes, es un problema y una oportunidad al mismo tiempo, de formar una estructura que funcione de forma ágil en el tiempo.


Personal

Pide las hojas de vida de todos tus nuevos dependientes, estudia sus debilidades y fortalezas y obsérvalos en el tiempo. Arma tu equipo de fútbol con los mejores jugadores, en tu equipo siempre habrán jugadores flojos, estrellas que nunca pasan la pelota, negativos y los “lavamanos” o los que te responden casi siempre con “no tengo tiempo”, los impuntuales, personalmente soy enemigo del empleado con esas características porque son los niños que nunca crecieron, no maduraron y no lo harán. Tendrás unos 3-6 meses para hacer cambios y contratar unos 2-3 buenos jugadores.
Realiza una matriz tipo FODA de cada uno de ellos y empieza a realizar la odiosa pero necesaria selección de personal y empieza a buscar personal de primer nivel que reemplacen tus actuales “empleados problema”.
Nunca, pero nunca, invites o contrates directamente a conocidos o amigos, por más buenos ingenieros o técnicos que sean, está demás recomendar este punto, porque eso debe estar impregnado en tu conducta y ética laboral. Si de verdad tienes un conocido realmente muy bueno, pues indícale que participe del proceso regular de selección y si es bueno, va a ganarlo de forma transparente y si no gana, pues había alguien mejor, y tú quieres el mejor equipo.


TIP: Conoce la estrategia de la empresa, conoce a tu personal, conoce las debilidades y fortalezas de tu gerencia para hacer un diagnóstico certero.

TU DIAGNOSTICO

Concéntrate “en macro” y nuevamente piensa en la analogía del equipo de fútbol, TU eres el Director Técnico y esperan que diagnostiques al equipo de fútbol, pidas unos refuerzos, armes tu plantel técnico y definas una estrategia de juego sistema 1-4-5-1, 1-4-1-4-1,1-4-2-3-1, etcétera, “NECESITAS ENTRADAS para proponer tu esquema de juego”.


Estructura

Necesitas definir una nueva estructura en tu equipo, pues la anterior es obsoleta y no ha funcionado en el tiempo, sino, no te hubieran contratado, puedes continuar con la misma estructura pero te aconsejo definas una nueva.

Pide el cuadro de mando integral de la empresa, o la cadena de valor o cualquier otra herramienta de negocio que gestione la empresa, esta herramienta es tu input para definir tu estructura y tus reglas del juego, estoy suponiendo que a estas alturas ya conoces la Misión, Visión, y Política de Gestión de tu empresa como el Padre Nuestro. Identifica los objetivos estratégicos o los objetivos más altos de la empresa, esto debe estar plasmado en algún documento formal; si identificas algo relacionado a las tecnologías de la información o la seguridad de la información o la información en general, tienes ya un avance que alguien lo hizo y es un buen punto de partida para “alinearte” al negocio y “pedir cosas”.

Identifica donde está situada la gerencia o dirección de TI, si no está directamente dependiente de la Gerencia General, debes proponerlo urgentemente ¿cómo? justificando tu capacidad y necesidad de inversiones en TI, además porque la Gerencia General es la cabeza necesaria desde donde se deben desplegar las políticas de seguridad y futuros comités de tecnologías de la información. Si pides montos altos de inversiones para mejorar y/o estabilizar la tecnología en la empresa, serás más visible y tendrás más facilidad de llegar a depender de la Gerencia General. Nótese que montos altos involucra alto compromiso y por tanto muchísima responsabilidad y buena gestión de proyectos en el tiempo.

• TIP: La Gerencia de TI debe depender de Gerencia General (en lo posible)
• TIP: Tecnologías de la Información DEBE estar visible en la estrategia de la empresa.

Cuándo proponer un cambio así? Luego de tu diagnóstico oportuno pasados los 90 días de haber asumido tu rol de Gerente de TI.

RECOMENDACIONES A GRITOS

1. NO SE PUEDE GERENCIAR DESDE EL ESCRITORIO
2. COMO IT MANAGER, QUITA LAS MANOS DEL TECLADO

ENTREVISTAS

Entrevístate uno a uno con todo tu personal, pero desde el más operativo al más ejecutivo, pregúntales qué es lo que hace cada uno, si bien, puedes deducir qué es lo que hacen, por sus cargos o funciones, es importantísimo sepas de ellos, qué hacen para identificar mejoras en procesos y tener ideas de innovación para tus primeros 90 días. Recuerda que nadie mejor que tu personal, sabe cómo se mueve el negocio de TI.

Ojo, estoy asumiendo que no eres el típico nerd que está en ese cargo,  porque sólo le gusta  programar en Phyton, Java, .Net o eres administrador Checkpoint, Windows y en resumidas, sólo la parte técnica, un buen gerente de TI , debe ser una persona extrovertida porque debe conectar las TI con el negocio y hacer buenas relaciones con los clientes, si este no es tu caso, pues te aconsejo que visites unos cursos rápidos para mejorar la personalidad, liderazgo, hablar en público, servicio al cliente, negociación de conflictos, por mencionar algunos y así perder el miedo de hablar en una junta de gerentes y saber negociar. Recuerda que nada es imposible si está en tus metas y por favor debes dejar de meter tus dedos en los sistemas y aplicaciones, tu trabajo es gerenciar soluciones de TI, mantenerlas y dar soporte como un todo, no continuar siendo un sabelotodo y parte del personal operativo.

RELACIONES Y MAS RELACIONES

Quieres aportar al negocio? Pues bien, hazte de amigos que conocen del negocio, de preferencia búscate una especie de mentor del plantel de gerentes ejecutivos para que conozcas, los programas anuales, fechas de auditorías, procesos más críticos como la presupuestación y que te cuente qué es lo que más se esperaba en la plana gerencial de las TI en los últimos años, y, observa cómo está él gerenciando su unidad. Vuelve donde él cada 1-2 semanas y cuéntale sobre tus avances, no pidiendo su aprobación, sino como un comentario de colega a colega, más de una vez te dará algún buen consejo.

Véte de paseo, a visitar a los gerentes del negocio, identificando los más fuertes y por donde más dinero fluye, estos señores son a los que principalmente vas a vender soluciones de TI. Tal cual en el mundo exterior, colegio o universidad, y así como nos decías nuestras Madres, “búscate buenos amigos y mejor si son influyentes”. 

• TIP: No se puede gerenciar desde el escritorio!!

Evita hablar con gerentes y administrativos en términos de TI o peor en términos en inglés relativos a tecnología, esto coloca una barrera con tus colegas gerenciales y clientes lo que no facilita tu inserción de la compañía. Fíjate que hablo con frecuencia sobre “el negocio de TI”, porque finalmente debe ser tratado como un negocio, como una empresa que vende productos, enseres, luego hablamos de ello.

TU JEFE

Debes trabajar en la confianza de tu inmediato superior, generalmente será el Gerente General o en ocasiones el Gerente de Administración o Finanzas (mala señal). Sin confianza del inmediato superior, mejor abandonar el barco porque si bien se puede seguir gerenciando TI, en el tiempo, el trabajo se vuelve frustrante porque el negocio de TI es comparable con el del servicio de cafetería, es decir, el café debe estar servido, mi PC debe funcionar, me entiendes verdad?  Entonces, clave del inicio, hazte amigo de la Gerencia General, o del inmediato superior a la brevedad posible, ojo, no seas zalamero, la señal es, promueve buenas relaciones!

Algunos nuevos gerentes tienen la ventaja que inician su gestión con un buen gerente general que comprende la ventaja competitiva de las TI y de la información en la empresa, esta situación es la mitad de ser buen gerente de TI, otros tendrán que traducir en términos administrativos, lo que es TI a lo que quiere el negocio y sufrir la gota gorda, pero no es imposible.

Y AL INICIO REINO EL CAOS

Llegas a una organización o te promueven como gerente de TI y todo el mundo aparece en tu oficina a pedirte solicitudes de servicio, proyectos retrasados, proyectos incumplidos, contratos vencidos, licencias caducas, virus y para colmo, empiezan a felicitarte por la gran contratación que hizo la empresa contigo porque el anterior gerente era un fiasco. Pues bien, el escenario es conocido, y ahora viene lo duro de la realidad, tendrás generalmente 3 meses para pedir lo que quieras a las unidades de presupuesto y que te aprueben recursos para tu buen inicio.
Haz de cuenta que te entregaron un equipo de fútbol que ha estado perdiendo campeonato tras campeonato y tú eres la salvación del equipo, por tanto, aprovecha de reflexionar y pensar lo que debes hacer inicialmente, porque, lamentablemente, los Gerentes y Directores de TI, tienen una alta rotación, tal cual los Directores Técnicos de equipos de fútbol.


TIP: Rodéate de “buenos amigos”